Animatie- en promotietoelage voor handelsverenigingen

De aanvraag kan uitgaan van een rechtspersoon, een vzw, een feitelijke vereniging of van één of meerdere gezamenlijk optredende natuurlijke personen, die verkozen zijn voor of door handelaars.  Met betrekking tot een actie van handelsgebuurtekringen dienen er minstens 5 leden met een zaak in de straat of straten waarvoor de actie bedoeld is, lid te zijn van het organiserend comité.

Met betrekking tot een actie naar ondernemers (B2B), dienen minstens 5 ondernemers met een onderneming te Brugge in het organiserend comité te zetelen.

De actie/activiteit waarvoor de toelage wordt aangevraagd:

1. moet gericht zijn op de promotie van de stad Brugge als ondernemende stad, als duurzame stad of als aantrekkelijke winkelstad, of op het bevorderen van de contacten en de dynamiek tussen de ondernemers, of het stimuleren van de kwaliteit en de innovatie bij Brugse ondernemers en moet bijgevolg de individuele of commerciële belangen van de initiatiefnemer(s) overstijgen;
2. kan zich richten tot een welbepaalde doelgroep indien deze niet afgebakend wordt op basis van discriminerende criteria;
3. dient plaats te vinden op het grondgebied van Brugge, ten laatste 6 maanden na het indienen van de aanvraag.
4. per actie/activiteit kan slechts één aanvrager de toelage ontvangen.

Voor de toepassing van dit reglement komen niet in aanmerking:

a)    Acties/activiteiten die het individuele belang van de initiatiefnemers niet overschrijden, bijv. nieuwjaarsrecepties;

b)    Acties die voor een beperkte doelgroep, met name minder dan 100 personen, georganiseerd worden;

c)    Acties/activiteiten die door een handelsgebuurtekring x georganiseerd worden in de zone die ondersteund wordt door handelsgebuurtekring y zonder de toestemming van deze handelsgebuurtekring y. Onder handelsgebuurtekring wordt begrepen die verenigingen die uitsluitend of hoofdzakelijk het bevorderen van de professionele of interprofessionele belangen van de leden van een bepaalde handelsstraat of handelsstraten tot doel heeft;

d)    Acties/activiteiten die door andere reglementeringen reeds een toelage ontvangen, met uitzondering van deelaspecten van acties/activiteiten in kwestie die nog op geen enkele wijze worden betoelaagd;

e)    Kosten voor voeding en drank worden uitgesloten;

f)     Acties/activiteiten die geen meerwaarde vormen voor de uitstraling van de stad/straat of die behoren tot de normale werking van de aanvrager.

Om de toelage te verkrijgen, moet volgende procedure gevolgd worden:

• Een toelageaanvraag voor een activiteit moet worden ingediend ten vroegste 6 maanden en ten laatste 1 maand vóór aanvang van de actie/activiteit; en dit online (via de knop bovenaan de pagina). 
• Wil je met een medewerker spreken aan het loket, dan dien je telefonisch een afspraak te maken.
• De toelage wordt slechts verleend nadat de kosten door de toelageaanvrager worden gemaakt en voldaan, en nadat dit door de toelageaanvrager op basis van schriftelijke (ingescande) documenten wordt bewezen.
• Een uitbetalingsaanvraag moet digitaal of per brief ingediend worden, gehandtekend door de aanvrager, maximaal 6 maanden na plaatsvinden van de actie/activiteit.

De aanvrager wordt per mail of per brief verwittigd van de beslissing inzake de toelage- en uitbetalingsaanvraag, dit uiterlijk 3 maanden na ontvangst van de aanvraag.

De uitbetaling van de toelage gebeurt door overschrijving op de opgegeven post- of bankrekening, uiterlijk 3 maanden na ontvangst van de correct ingevulde uitbetalingsaanvraag. 

De toelageaanvraag bevat de volgende elementen:

• ingevuld aanvraagformulier
• voorstelling van aanvrager(s)
• een bondige (max 1 A4) omschrijving van de actie/activiteit en de promotiemiddelen
• een begroting

De uitbetalingsaanvraag bevat de volgende elementen:

• een excel formulier met opsplitsing van de verschillende posten
• alle betrokken betalingsbewijzen en facturen
• een voorbeeld van de gebruikte publicaties, affiches, folders en andere vormen van publiciteit waarop het logo van de Stad Brugge zich bevindt.

Meerdere acties/activiteiten van eenzelfde aanvrager kunnen aanvaard worden voor zover de totale maximumtoelage van 4.000 euro per aanvrager en per kalenderjaar niet overschreden wordt.

Indien een aanvrager verantwoordelijk is voor meerdere handelsstraten, kan per handelsstraat de maximum toelage aangevraagd worden, op voorwaarde dat er minstens 15 winkels of horecazaken behoren tot die specifieke  handelsstraten of handelspleinen. In het gebied met postcode 8380 vermindert dit aantal tot minstens 5 winkels of horecazaken. 

Binnen het maximumbedrag van 4.000 euro geldt:

1. dat dit 50% bedraagt van de eigen kosten, gedragen door de aanvrager in de actie/activiteit. Enkel indien de actie/activiteit plaatsvindt in een gebied waar openbare werken uitgevoerd worden die meer dan 1 week (7 kalenderdagen) duren en waardoor de normale bereikbaarheid van het gebied wordt bemoeilijkt of gehinderd, stijgt de betoelaging tot 75% van het bedrag aan eigen investering door de aanvrager in de actie/evenement.
2. én dat dit 100% van de uitgaven voor veiligheid (onder meer het huren van dranghekkens en het sluiten van verzekeringen) bevat.

En dit steeds binnen de perken van de beschikbare kredieten.

Toelagereglement voor acties/activiteiten die Brugge als winkel- en ondernemende stad promoten en versterken, dd. 27 augustus 2019